Gatlin International

Kurs Beschreibung

Verwaltungsexperten sind das stärkste Segment aller Büromitarbeiter!

In den USA gibt es laut den neuesten Statistiken des US Bureau of Labor mehr als 4,1 Millionen angestellte Sekretäre und Sekretärinnen sowie Verwaltungsassistenten und -assistentinnen. Zusätzlich werden ca. 300.000 Sekretäre und Sekretärinnen sowie Verwaltungsassistenten und -assistentinnen in Kanada eingesetzt, und weitere Millionen arbeiten in Unternehmen auf der ganzen Welt.

Der Verwaltungsexperte spielt eine immer wichtigere und anspruchsvollere Rolle im modernen (und künftigen) Büroalltag...

• Die Aufgaben eines Verwaltungsexperten erfordern heute Fähigkeiten beim Management von Funktionen und Technologie, einschließlich Projektmanagement, integrierte Computersoftware-Anwendungen, Organisation und Terminierung, Internet/Intranet-Kommunikationsfähigkeiten und Recherche, Erstellung, Ablage und Bereitstellung von Dokumenten mit Betonung auf elektronischer Speicherung von Dokumenten, Kundendienste und Öffentlichkeitsarbeit.
• Verwaltungsexperten erfüllen eine breite Reihe an Aufgaben, die über Bürotätigkeiten im engeren Sinne hinaus gehen. Der Verwaltungsexperte von heute kauft oft Büroausrüstung und -bedarf, plant Besprechungen und spezielle Ereignisse, arbeitet eng mit Zulieferern und Verkäufern zusammen, erstellt und hält Präsentationen, befragt und beaufsichtigt Personal und leitet dieses an, schreibt und bearbeitet Dokumente, terminiert Ereignisse und Verfahren, koordiniert Direktanschreiben, führt mehrere Terminpläne und Kalender, geht mit Nachrichten und Korrespondenz um (mit Anrufbeantworter, E-Mail und regelmäßigen Postsendungen), verwaltet Computerdateien, Verzeichnisse und Datenbanken etc.

Zu einem typischen Tag für einen Verwaltungsassistenten von heute können gehören:

• Entwicklung eines Produktionsberichts mit Tabellenkalkulationsprogrammen
• Erstellung von Diagrammen, Folien und Handouts für eine Managementpräsentation
• Kommunizieren über Telefon, Fax oder E-Mail mit Kunden auf der ganzen Welt
• Recherche zu einem Thema im Internet
• Koordinierung einer Videokonferenz
• Terminierung eines Flugs und Kauf von Tickets im Internet
• Aufsicht und Schulung von Kollegen
• Effektive Vertretung des Managements bei einer Besprechung

Das Programm zum Verwaltungsexperten mit MOS von Gatlin Education Services vermittelt den Teilnehmern die wertvollen Fähigkeiten, die ihnen einen Leistungsvorsprung im Arbeitsleben verschaffen. Unser einzigartiger Kurs vermittelt den Teilnehmern die Fähigkeiten, die erforderlich sind, um ein erfolgreicher Verwaltungsexperte zu sein und ist zugleich eine Schulung zu den Programmen der Microsoft Office 2007 Software-Suite und optional für QuickBooks.

Hinweis:Die Teilnehmer sollten auf ihrem Computer die folgenden Microsoftprodukte installiert haben, um an diesem Kurs teilzunehmen: Word 2003, Excel 2003, Access 2003, Outlook 2003 und PowerPoint 2003.

Nach der Registrierung haben Sie zunächst sechs Monate Zeit, das Programm abzuschließen. Wenn Sie mehr Zeit benötigen, können Sie eine kostenlose sechsmonatige Verlängerung beantragen.

Kursziele

Nach dem erfolgreichen Abschluss des Schulungsprogramms zum Verwaltungsexperten mit Microsoft Office Specialist sollten die Teilnehmer in der Lage sein:

• Die grundlegenden verwaltungstechnischen Tätigkeiten, Aufgaben und Prozess durchzuführen, die für die Anstellung als Verwaltungsexperte in einer geschäftlichen Büroumgebung erforderlich sind, d.h. unter anderem:

• • Effektive Kommunikation und Nutzung der Sprache
  • Geschäftskorrespondenz
  • Planung von Besprechungen und Reisen
  • Verwaltung von Akten und Handhabung von Postsendungen
  • Führungsqualitäten und Management
    
• Die grundlegenden finanziellen Aufgaben, Tätigkeiten und Prozesse zu verstehen und durchzuführen, die für die Anstellung als Verwaltungsexperte in einer geschäftlichen Büroumgebung erforderlich sind, d.h. unter anderem:
  
• • Verbindlichkeiten
  • Forderungen
  • Banking
  • Bestandsverwaltung und -bestellung
  
  
• Die Produkte Microsoft Office - Software-Suite effektiv und kenntnisreich zu nutzen. Zu den Programmen gehören:
  

• Word (Textverarbeitung)
• Excel (Tabellenkalkulation)
• PowerPoint (Präsentationssoftware)
• Access (Datenbanksoftware)
• Outlook (Terminplaner und E-Mail-Programm)

Dieser Kurs in English angeboten.

Kurs Gliederung

Einheit 1 - Verwaltungsexperte

1. Bewertungstabelle (Selbstanalyse)
2. Schulungsbedürfnisse
3. Karrieremöglichkeiten
4. Fertigkeiten für das 21. Jahrhundert
5. Ein professionelles Bild
6. Ethisches Verhalten (mit Interaktivität)
7. Interne Beziehungen
8. Aufbau eines Teams
9. Externe Beziehungen
10. Kommunikation

Einheit 2 - Arbeitsumfeld

1. Das Büro von heute
2. Die Fähigkeiten des Angestellten von heute
3. Kenntnisse für das 21. Jahrhundert
4. Arbeiten im Büroteam (mit Interaktivität)
5. Sicherheit im Büro
6. Virtuelle Büroarbeit
7. Ethik am Arbeitsplatz

Einheit 3 - Zeit- und Aufgabenmanagement

1. Arbeitsbereich eines Verwaltungsexperten (mit Interaktivität)
2. Verantwortlichkeiten eines Verwaltungsexperten
3. Zeitmanagement (mit Interaktivität)
4. Terminmanagement
5. Der Verwaltungsexperte und Stress

Einheit 4 - Telekommunikation

1. Ausrüstung und Systeme
2. Spezialausrüstung
3. Audio-Nachrichten
4. Verantwortlichkeiten am Telefon (mit Interaktivität)
5. Eingehende Anrufe
6. Ausgehende Anrufe

Einheit 5 - Verwaltung von Akten

1. Definition der Verwaltung von Akten
2. Praktiken der Verwaltung von Akten
3. Auffinden von Akten
4. Archive
5. Ablage von Akten
6. Aufbewahrungsplan
7. Übermittlung von Akten
8. Entsorgung von Akten
9. Regeln für Assistenten und Verwalter von Akten
10. Speichermethoden (mit Interaktivität)

Einheit 6 - Nutzung sprachlicher Fertigkeiten

1. Grammatik
2. Nutzung von Sprache und Stil
3. Häufige Fehler im Gebrauch der englischen Sprache
4. Rechtschreibung
5. Aussprache
6. Zeichensetzung
7. Ziffern
8. Der Geschäftsbrief
9. Sonstiger Schriftverkehr
10. Anredeformen
11. Rechtliche Dokumente und Begriffe
12. Maschineschreiben
13. Textverarbeitung
14. Multimedia- und Präsentationssoftware
15. Desktop Publishing

Einheit 7 - Microsoft Office Word - Einsteiger

1. Abschnitt I: MICROSOFT OFFICE - WORD Einsteiger und Aufbaustufe
   1. Einführung in Word
   2. Erstellen und Speichern von Dokumenten
   3. Arbeiten mit Text
   4. Formatieren von Absätzen
   5. Verwalten des Seitenlayouts
   6. Einführung in Tabellen und Tabulatoren
   7. Nutzung von Vorlagen und Assistentene
   8. Nutzung von grafischen Effekten und Hyperlinks
   9. Korrektur und von Dokumenten
   
   
2. Abschnitt II: MICROSOFT OFFICE - WORD für Fortgeschrittene
   1. Bearbeiten von Dokumenten mit Stilen, Spalten und Grafiken
   2. Nutzung von Vorlagen und Formularen
   3. Seriendruck
   4. Gestalten von Webseiten
   5. Verfolgen von Änderungen in Dokumenten
   6. Nutzung der Gliederungsansicht
   7. Verschicken von Nachrichten und Dokumenten
   8. Verbinden mit anderen Office-Programmen

Einheit 8 - Geschäftsdokumente und Berichte

1. Schriftliche Mitteilungen
2. Eigenschaften des Schriftlichen (mit Interaktivität)
3. Die Planungsschritte
4. E-Mail und Memos
5. Briefe
6. Meldungs-Checkliste
7. Tipps zum Korrekturlesen
8. Formatierungsrichtlinien
9. Berichte
10. Erstellen von Angeboten
11. Schreiben im Team

Einheit 9 - Microsoft Power Point

1. Erstellen einer Präsentation
2. Arbeiten mit einer Präsentation
3. Ausdrucken einer Präsentation
4. Hinzufügen und Bearbeiten von Text
5. Zeichnen und Verändern von Objekten
6. Einfügen von Informationen in PowerPoint
7. Erstellen einer Präsentation
8. Erstellen einer Internetpräsentation

Einheit 10 - Büropost

1. Abgehende Post (mit Interaktivität)
2. Abkürzungen für Staaten (mit Interaktivität)
3. Eingehende Post
4. Postkategorien
5. Elektronische Dienste
6. Posttrends der Zukunft

Einheit 11 - Microsoft Outlook

1. Einstieg in Ihre E-Mail
2. Arbeiten mit E-Mail
3. Verwalten von Kontakten
4. Termine, Besprechungen und Veranstaltungen
5. Übernahme von Aufgaben
6. Verwalten und Schützen von Dateien
7. Nutzung von Outlook mit anderen Office-Programmen

Einheit 12 - Planung von Besprechungen und Konferenzen

1. Elemente von Besprechungen
2. Rolle des Moderators
3. Rolle der Teilnehmer
4. Arten von Besprechungen
5. Rolle des Verwaltungsexperten in Besprechungen (mit Interaktivität)
6. Rolle des Verwaltungsexperten in Konferenzen und auf Tagungen

Einheit 13 - Ergonomie am Arbeitsplatz

1. Ergonomie und Du
2. Geschichte der Ergonomie
3. Ergonomie heute
4. Ergonomische Umgebung
5. Ergonomischer Arbeitsplatz
6. Haltung und Körper

Einheit 14 - Finanzmanagement

1. Buchhaltung und Rechnungslegung
2. Unternehmenssteuern
3. Banken
4. Spezielle Geschäfts- und Finanzinformationen für kleine Unternehmen
5. Maße und Gewichte
6. Büroausrüstung/Computer
7. Datenbankmanagement

Einheit 15 - Microsoft Excel

1. Abschnitt I: MS Excel Einsteiger & Aufbaustufe
   1. Einführung
   2. Einrichten eines Arbeitsblattes
   3. Hinzufügen von Formeln
   4. Formatieren eines Arbeitsblattes
   5. Filtern und Finden von Informationen
   6. Organisieren und Sortieren von Daten
   7. Arbeiten mit mehreren Dateien und Diagrammen
   8. Ausdruck von Arbeitsblättern und Diagrammen
   
   
2. Abschnitt II: MS Excel für Fortgeschrittene
   1. PivotTables und PivotChart - Berichte
   2. Verteilen von Informationen online
   3. Mitteilen von Informationen
   4. Integration in Microsoft Office - Programme
   5. Nutzung von Daten aus anderen Quellen
   6. Arbeiten mit Makros
   7. Bearbeiten und Zusammenfassen von Listen
   8. Anpassen von Diagrammen und Erstellen von Zuordnungen

Einheit 16 - Microsoft Access

1. Datenbankmanagement
2. Einführung in Access
3. Nutzung von Tabellen und Unterformularen
4. Filter und Berichte verwenden
5. Datenbankänderungen verwalten
6. Datenbankinformationen pflegen
7. Arbeiten mit externen Daten
8. Nutzung von Abfragen
9. Formulare und Berichtstechniken

Einheit 17 - Führungskompetenzen und Management

1. Wert von Führungskompetenzen
2. Führungsqualitäten vs. Management
3. Definition von Management
4. Führungsqualitäten
5. Führungsaufgaben
6. Zusammenfassung (mit Interaktivität)

Einheit 18 - Planung Ihrer Karriere

1. Selbstbewertung
2. Karriereoptionen
3. Spezialbereiche
4. Zertifizierungsbereiche
5. Karrieren in der Forschung
6. Stellenbewerbung
7. Planen des Lebenslaufes (mit Interaktivität)
8. Planen des Vorstellungsgesprächs
9. Stellenbewerbung
10. Zusammenfassung (mit Interaktivität)

Einheit 19 - QuickBooks (optionale Einheit)

1. Das erste Mal in QB
2. Aufbau einer Buchhaltung
3. Eingabe historischer Daten
4. Verwalten von Konten und Listen
5. Rechnungen und Umsatzsteuer
6. Zahlung von Rechnungen
7. Verwalten von Werten und Berichten
8. Bezahlung von Mitarbeitern
9. Steuerverwaltung
10. Online-Banking und Budgets

Demo

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Zusätzliche Informationen

Sprachen

English

Kurs Dauer

240.00 Stunden

Dauer des Zugangs

6 months

Ausbilder

Elizabeth Ann Nofs, Sarah Karr

Voraussetzungen/Teilnehmer

Voraussetzungen
Es bestehen keine spezifischen Voraussetzungen für den Kurs zum Verwaltungsexperten. Wenn möglich, sollten die Teilnehmer über grundlegende Kenntnisse im Maschineschreiben (Tippen), der Nutzung von Computerprogrammen und des Internets sowie der englischen Grammatik und Zeichensetzung verfügen. Es ist keine Vorerfahrung erforderlich.

Zielgruppe
Die Zielgruppe für den Kurs zum Verwaltungsexperten mit Microsoft Office Specialist besteht aus allen, die sich die für die Arbeit in einem Büro erforderlichen Kenntnisse und Fertigkeiten aneignen möchten.

Anforderungen/Beinhaltete Materialien

Die folgenden Lehrbücher und Nachschlagewerke werden von GES bereitgestellt:

Administrative Assistant's and Secretary's Handbook, 2nd edition
Beginning Guide to Microsoft® Word
Intermediate Guide to Microsoft® Word
Advanced Guide to Microsoft® Word
Beginning Guide to Microsoft® Excel
Intermediate Guide to Microsoft® Excel
Advanced Guide to Microsoft® Excel
Beginning Guide to Microsoft® Access
Intermediate Guide to Microsoft® Access
Advanced Guide to Microsoft® Access
Complete Guide to Microsoft® PowerPoint®
Complete Guide to Microsoft® Outlook®

Computeranforderungen

IBM-kompatibler (PC) Computer mit Windows 2000 oder neuere Windows-Version oder Windows XP

• Microsoft Office 2003 einschließlich (Teilnehmer müssen über die folgenden Programme verfügen und bekommen diese nicht gestellt):
  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • Outlook
  • Access

• Adobe Acrobat Reader (Kostenlose Version) Wenn Sie den Adobe Acrobat Reader noch nicht haben, wird Ihnen während des Kurses der Link zum Download des kostenlosen Readers mitgeteilt.
• Flash Player. Wenn Sie den Flash Player noch nicht haben, wird Ihnen während des Kurses der Link für den Download des Players mitgeteilt.

Internetverbindung

• Bevorzugt: Kabel oder DSL-Internetanschluss.
• Bei einer Internetverbindung über ein Modem wird eine Übertragungsrate von mind. 56K empfohlen.
  Dieser Kurs kann nicht auf einem Mac Computer absolviert werden.