Kurs Beschreibung

Jede Organisation und jede Person verfügt über individuelle Dokumente! Beispielsweise Büros in Unternehmen, Regierungsbehörden, gemeinnützige Gruppen, Bildungseinrichtungen und medizinische Institutionen müssen täglich riesige Mengen von Dokumenten verwalten. Führungskräfte und Assistenten werden mit Daten und Informationen in unterschiedlichsten Formaten geradezu überschwemmt.

Ein Dokument ist alles, was Informationen liefert. Ein Dokument kann sich auf jeder Art von Medium befinden: auf Papier oder in elektronischer Form, digital oder analog, magnetisch oder optisch …. Im technologieorientierten Umfeld von heute müssen Organisationen lernen, wie man diese Dokumente verwaltet, damit sie später bei Bedarf auch verwendet werden können. Die Verwaltung von Dokumenten erstreckt sich von Erstellung oder Erhalt über Verteilung, Verwendung und Pflege bis hin zur endgültigen Vernichtung oder dauerhaften Archivierung.

Dieser Kurs zum Dokumentenmanagement liefert eine Übersicht über die Begriffe, Konzepte und Verfahren, um Dokumente in modernen Büros erfolgreich zu verwalten. Unabhängig vom Medium, auf dem sich ein Dokument befindet, muss es sachgerecht verwaltet werden, damit die Organisation davon profitieren kann. Eine weitere wichtige Komponente eines professionellen Programms für Dokumentenmanagement sind rechtliche Fragen. Es ist ein umfassender, rechtlich abgesicherter Aufbewahrungsplan auszuarbeiten und genau zu befolgen, damit das Unternehmen nicht für Probleme haften muss, die es hätte vermeiden können.

Sollen die Dokumente auf Papier, elektronisch oder als Miniaturkopie abgelegt werden? Wie führt man einen Dokumentenbestand? Welche Phasen gibt es bei der Entwicklung eines unternehmensweiten Dokumentenaufbewahrungsplans? Wie werden Dokumente archiviert? Dieser Kurs hilft ihnen, solche Entscheidungen basierend auf bestimmten Eigenschaften der Dokumente zu treffen. Auch die von der Association of Records Managers and Administrators (ARMA) festgelegten Vorschriften werden für die korrekte Kodierung und Ablage von Dokumenten verwendet.

Jeder Abschnitt dieses Online-Kurses enthält Lernziele, Prüfungsfragen, praktische Anwendungen sowie Aufgaben für den Teilnehmer, um den Umgang mit Inhalten perfekt zu beherrschen.

Dieser Kurs bietet eine Einführung in den Beruf des Dokumenten- und Informationsmanagements. Der Schwerpunkt liegt auf der Entwicklung der erforderlichen Kenntnisse, um unternehmensweite Programme für Dokumentenmanagement erfolgreich einzurichten und zu verwalten. Dieser Kurs umfasst die bewährten "winning strategies for successful records management programs."

Nach der Registrierung haben Sie zunächst sechs Monate Zeit, um das Programm abzuschließen. Wenn Sie mehr Zeit benötigen, können Sie eine kostenlose sechsmonatige Verlängerung beantragen.

Kursziele

• Definition des Dokumentenmanagements und Beschreibung der Bedeutung der Verwaltung dokumentbasierter Informationssysteme in Unternehmen und Regierungseinrichtungen.
• Beschreiben der geschäftlichen Gründe für Dokumentenmanagement und Benennen der wichtigsten Komponenten eines formellen Programms für Dokumentenmanagement.
• Identifizieren der wesentlichen Unterschiede zwischen den wichtigsten Methoden zur Inventarisierung der Dokumente einer Organisation.
• Erklären der verschiedenen Methoden, die für die Inventarisierung von Dokumenten auf elektronischen Medien verwendet werden.
• Erklären der geschäftlichen und rechtlichen Vorteile der Einrichtung eines Programms zur Dokumentenaufbewahrung.
• Beschreiben der Phasen bei Planung und Entwicklung eines Programms zur Dokumentenaufbewahrung.
• Erläutern der rechtlichen Angelegenheiten in Verbindung mit der Ausarbeitung eines Programms zur Dokumentenaufbewahrung.
• Erklären, wie man rechtsbezogene Recherchen zu den staatlichen, bundesstaatlichen und lokalen Anforderungen an die Dokumentenaufbewahrung durchführt und dokumentiert.
• Beschreiben von Theorie und Praxis bei Entscheidungen zur Dokumentenaufbewahrung.
• Erklären der Notwendigkeit, unentbehrliche Dokumente zu schützen und für Notfälle zu planen.
• Beschreiben, wie man unentbehrliche Dokumente erkennt und was diese von wichtigen und nützlichen Dokumenten unterscheidet.
• Erklären der Konzepte und Techniken zum Schutz unentbehrlicher elektronischer Dokumente.
• Identifizieren der Richtlinien zum Ausarbeiten von Arbeitsanweisungen für unentbehrliche Dokumente.
• Benennen der Ziele eines Ablagesystems.
• Erklären der Unterschiede zwischen Systemen mit direktem und mit indirektem Zugriff.
• Identifizieren der verschiedenen Arten von Kodierungssystemen.
• Beschreiben der Funktionen eines Index und Identifizieren der allgemeinen Kriterien für Indizierungssysteme.
• Aufzählen der Einteilungen, Zwecke und Eigenschaften der verschiedenen Klassifizierungssysteme, d. h. Thema, numerisch, alphabetisch, alphanumerisch.
• Identifizieren der Faktoren, mit denen sich Bereich und Zeit für die Dokumentensuche eingrenzen lassen.
• Erklären der wichtigsten Werkzeuge für die Identifizierung von Dokumenten.
• Empfohlene Lösungen für allgemeine Ablageprobleme und zum Schutz von Sicherheit und Vertraulichkeit von Dokumenten.
• Beschreiben des Prozesses für eine Reorganisation von Akten.
• Identifizieren der Gründe für eine sorgfältige Auswahl der Einrichtungen zur Dokumentaufbewahrung und Beschreiben der Kriterien und Überlegungen für die Auswahl.
• Erklären der Grundlagen zum Inventarisieren elektronischer Dokumente.
• Beschreibung und Beurteilung von Software für Dokumentenmanagement sowie der Verwendung.
• Beschreibung der Barcode-Technologie und ihrer Einsatzbereiche.
• Erklären der Grundlagen eines Mikrofilmsystems.
• Erklären der Funktionsweise, Komponenten und Vorteile verschiedener Arten von Kameras zum Aufnehmen von Mikrofilmen.
• Erläutern des Zwecks verschiedener Peripheriesysteme wie Verarbeitungsgeräte, Kopiergeräte, Kartenladegeräte für Jackets und Filmlochkarten sowie Leser und Leser-Drucker-Kombigeräte.
• Beschreiben von computergestützten Abfragesystemen (CAR) und Computerausgabe auf Mikrofilm (COM).
• Benennen der Zwecke, Vorteile, Möglichkeiten und wichtigsten Komponenten elektronischer Bildgebungssysteme.
• Erklären der verschiedenen Arten optischer Datenträger und ihrer Eigenschaften.
• Erläutern, wie hybride mikrografische Systeme die elektronische Bildgebung in unternehmensweiten Rechnersystemen ergänzen.
• Identifizieren der Vorteile und Grenzen des Einsatzes der mikrografischen oder elektronischen Bildgebung bei der Verwaltung der Dokumente einer Organisation.
• Lernen, welche Informationen zu erfassen sind und wie die wirtschaftliche und technische Machbarkeit des Einsatzes eines Bildgebungssystems bei der Dokumentenverwaltung ermittelt werden kann, um ein effektives Konzept eines geeigneten Systems zu gewährleisten.
• Erläutern der Notwendigkeit und Ziele eines effektiven Formularverwaltungsprogramms.
• Identifizieren der Programmelemente eines Formularverwaltungsprogramms.
• Identifizieren der verschiedenen Arten von papierbasierten und elektronischen Formularen.
• Erklären, wie man ein effektives Formularanalyseprogramm einrichtet.
• Identifizieren der Werkzeuge, die im Formularbestand und bei der Formularbewertung eingesetzt werden.
• Identifizieren von Umfang und Funktionalität eines Postverwaltungsprogramms.
• Beschreiben, wie automatisierte Postverwaltungseinrichtungen funktionieren.
• Auflisten der Arten elektronischer Nachrichtenübertragungssysteme, die in modernen Büros von heute eingesetzt werden.
• Identifizieren des Umfangs der Kontrolle von Reproduktionen und Kopien.
• Benennen der Grundlagen eines effektiven Kopienverwaltungsprogramms.
• Erklären, wie man ein Programm zur Reproduktionsverwaltung bewertet.
• Erklären der Zwecke und Vorteile von Handbüchern zum Dokumentenmanagement.
• Erklären der Zwecke und Vorteile eines Dokumentenzentrums.
• Festlegen der Kriterien für die Planung der Anforderungen an ein Dokumentenzentrum.
• Identifizieren der verschiedenen Arten von Nummerierungssystemen für die Dokumentenablage.
• Erklären der Vorteile und Nachteile eines kommerziellen Dokumentenzentrums gegenüber einer internen Einrichtung.
• Erklären einiger oft eingesetzter Recherche- und Entnahmeverfahren für Dokumentenzentren.
• Erläutern der Richtlinien und Verfahren für die Einrichtung eines Dokumententsorgungssystems für ein Dokumentenzentrum.
• Aufzählen der Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter eines Dokumentenzentrums.
• Definieren der Archivverwaltung und Erläuterung von Arten und Funktionen von Archiven.
• Identifizieren der Kriterien für die Bewertung des Werts von Archivdokumenten.
• Beschreiben der Grundlagen der Konservierung von Archivmaterialien, um deren dauerhafte Aufbewahrung sicherzustellen.

Dieser Kurs in English angeboten.

Kurs Gliederung

1. Was ist Dokumentenmanagement?
   A. Die Rolle des Dokumentenmanagements
   B. Klassifizierungen
   C. Nutzen
   D. Gedächtnis eines Unternehmens
   E. Lebenszyklus von Papierdokumenten
   F. Allgemeine Probleme
   
   
2. Alphabetische Indexierungsregeln
   A. Einheitliche Ablage
   B. Schlüsseleinheit von Namen
   C. Ablageregeln
   
   
3. Elektronische Aktenverwaltung
   A. Die Datenbank
   B. eCommerce
   C. Lebenszyklus elektronischer Dokumente
   
   
4. Alphabetische Dokumentenverwaltung, Einrichtungen und Verfahren
   A. Ablage und Aufbewahrung
   B. Aufbewahrungsmethoden
   C. Aufbewahrungsmöglichkeiten
   D. Gerade Registerkarten
   E. Auswahl der richtigen Einrichtungen
   F. Sechs Schritte im Dokumentenmanagement
   
   
5. Ablegen, Abrufen und Übertragen von Dokumenten
   A. Aufbewahrungsplan
   B. Die vier Werte von Dokumenten
   C. Dokumentzyklus
   D. Übliche Methoden der Dokumentenübertragung
   E. Softwarefunktionen
   
   
6. Dokumentenmanagement nach Themen, Ziffern und Regionen
   A. Vorteile/Nachteile
   B. Organisation
   C. Indexarten
   D. Kodierung
   E. Zifferntypen
   F. Datenbanken
   
   
7. Elektronische Dokumente und Bilddokumente
   A. Magnetische und optische Daten
   B. Datenerfassungsgeräte
   C. Kopien
   D. Aufbewahrung
   E. Dokumentensicherheit
   F. Miniaturkopien
   G. RIM-Software
   
   
8. Dokumenten- und Informationsmanagement (RIM)
   A. Elemente eines RIM-Programms
   B. Kennziffern
   C. Verantwortlichkeiten
   D. RIM-Handbuch
   E. Ziele
   F. Disaster Recovery
   G. Wissensmanagement
   H. Dokumentarchivierungsplan

Demo

Klicken Sie hier, um eine Demo dieses Kurses zu sehen.

Zusätzliche Informationen

Sprachen

English

Kurs Dauer

180.00 Stunden

Dauer des Zugangs

6 months

Ausbilder

Gail Brostrom

Voraussetzungen/Teilnehmer

Für diesen Kurs sind keine besonderen Anforderungen zu erfüllen. Dieser Kurs richtet sich an Fachleute, die ihr Wissen im Bereiche Dokumentenmanagement erweitern möchten, oder an Personen, die eine Laufbahn im Dokumentenmanagement einschlagen möchten.

Anforderungen/Beinhaltete Materialien

Dieser Kurs ist mit dem Windows Vista Betriebssystem kompatibel.

Dieser Kurs kann auf einem Mac oder einem PC absolviert werden. Die Teilnehmer benötigen einen Breitbandanschluss mit E-Mail-Postfach.

GES liefert die erforderlichen Lehrbücher (Records Management 8e, Study Guide, and Simulation) für diesen Kurs.